La vie du club reprend, gardez le contrôle

Le retour progressif au club est amorcé, quel soulagement.

Pour que ce retour se poursuive et s’étende à toutes les pratiques, il en va de la responsabilité de chacun de garder le contrôle sur son club. Nous vous présentons ici des pistes de réflexion et des outils pour faciliter le contrôle des présences et la communication avec vos adhérents.

La main sur les présences

Accueillir le plus d’adhérents possible en toute sécurité est un challenge de taille. Étaler les présences sur la journée comme la semaine est une piste à exploiter.

Un compteur en temps réel

Limiter les croisements arrivées / départs en ajustant précisément les horaires de début et de fin d’entraînements est un bon début. Décaler de quelques minutes peut parfois suffire à éviter un attroupement dans les vestiaires comme aux abords du bassin / terrain / gymnase / …

Illustration d'un calendrier rapproché vs espacé

Limiter le nombre d’adhérents présents simultanément pour un créneau donné est aussi à explorer, scinder un groupe en deux créneaux ou, si ce n’est pas possible, mettre en place une alternance “1 semaine sur 2” reste toujours mieux que de ne plus venir du tout, non ?

La solution de gestion de Club Comiti intègre un paramétrage de créneau heure par heure, jour par jour en plus d’un nombre maximum d’inscrits. En un clin d’œil, l’adhérent visualise les créneaux proposés, leurs horaires et les places restantes. Chaque inscription retire une place jusqu’à entraîner la fermeture du créneau alors complet.

Une liste d'attente pour les retardataires

La solution du “premier arrivé, premier servi” est souvent la plus juste. La majorité de nos clubs utilisent ce fonctionnement. Mais quid alors des retardataires ?

Une offre sans prix peut être générée en quelques clics, sur la base du créneau existant en précisant un tarif gratuit et un nombre de place illimité. La mention “Liste d’attente” sera apposée pour éviter toute confusion et l’administrateur du club bénéficiera alors d’un suivi chronologique (précis à la seconde) des inscrits. En cas de désistement, de non paiement, … l’administrateur Comiti peut alors choisir d’annuler une inscription pour la remplacer par un membre de la liste d’attente.

Le dialogue au service du club

Les mesures évoluent sans cesse et le club est contraint de s’adapter quotidiennement. L’adhérent peut alors se sentir perdu sous la masse d’information à laquelle il est confronté. Le club a alors tout intérêt à centraliser sa communication pour garder le fil avec ses adhérents.

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Des messages ciblés

Tout d’abord en ciblant précisément les adhérents concernés : un créneau spécifique ne peut avoir lieu ? Plutôt que de solliciter l’entièreté de la base ou pire, de n’avertir personne, exploiter un listing précis des inscrits est à privilégier. 

La liste des inscrits Comiti évoquée dans le point précédent permet d’identifier les inscrits pour ensuite entrer en contact avec eux par mail.

Des canaux variés

Site internet, groupe de messagerie instantanée (WhatsApp, Messenger, …), publication Facebook, post Twitter, mailing, SMS, … Les outils pour communiquer avec vos adhérents sont nombreux. Reste alors à déterminer la solution la mieux adaptée. Celle-ci doit trouver son équilibre entre simplicité d’envoi (club) et taux d’ouverture (adhérent).

Les modes de fonctionnements diffèrent alors d’un club à l’autre, voici un modèle d’étapes pour communiquer avec ses adhérents :

  1. Créer une actualité sur le site internet du club (Comiti intègre un site web clé en main dans toutes ses formules d’abonnement).
  2. Relayer par mail le lien de l’article ou directement l’intégralité du contenu (à condition de ne pas avoir intégré trop d’éléments visuels ou de documents type .PDF ou Word qui risqueraient d’atterrir en spam). Comiti intègre un service de mailing auprès d’une liste ou de l’intégralité du répertoire club.
  3. Créer une publication sur les réseaux sociaux pour avertir de la parution de l’article en n’oubliant pas d’intégrer le lien direct vers ce dernier. Comiti propose un bouton de partage sur tous les contenus du site web.
  4. Inviter par mail les entraîneurs à relayer cet article dans les groupes de messageries instantanées pour toucher directement l’adhérent.

Ces étapes présentent différents avantages : elles permettent de centraliser l’information sur le site web et donc, avec le temps, de créer une habitude de consultation. Une fois le réflexe créé, la communication auprès des adhérents sera bien plus simple et naturelle.

Aussi, ces étapes permettent de toucher tous les acteurs concernés : les parents avec le site web et le mail, les adhérents avec les réseaux sociaux et la messagerie instantanée, les entraîneurs avec le mail direct.

Vous l’avez compris avec ces quelques mots, le challenge pour trouver un juste milieu entre accueillir tout le monde et sécurité pour tous peut s’avérer corsé. Avec les bons outils et les bonnes méthodes, vous parviendrez à trouver cet équilibre et à retrouver le lien avec les adhérents.

Une question ? Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger.

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