Organisation d’un tournoi sportif

Tournoi sportif photo

Les tournois sont des événements assez populaires dans le secteur associatif sportif.

Souvent organisés en fin de saison, ils permettent de rassembler tous les acteurs d’un club autour d’une compétition amicale.

Comme pour tous les événements, ils sont l’occasion de renforcer la solidarité et la convivialité entre vos adhérents. Pour vous, c’est également un moyen de faire connaître votre structure et développer sa notoriété. Le tournoi peut surtout vous permettre de récolter de nouvelles ressources pour appréhender la saison prochaine.

L’organisation d’un tournoi sportif est largement plus conséquente que celle d’un stage lors des vacances scolaires. En effet, bien plus qu’une simple activité à mettre en place, il s’agit de réfléchir au fonctionnement entier de la compétition en anticipant chaque phase de son déroulement.
Le tournoi sollicite bien plus d’acteurs et de temps.

On pourrait définir trois grandes étapes pour la préparation d’un tournoi sportif : 

1. Structurer
Ici, on anticipe l’ampleur de l’événement. On pose les limites pour permettre sa réalisation et assurer le minimum d’imprévus.
Par exemple, on va prévoir le nombre de participants et la taille du public qui pourraient être intéressés par le tournoi.

2. Planifier
On prévoit chaque étape dans le temps, selon sa durée et les efforts qu’elle demande.
Par exemple, se renseigner sur la durée d’approbation des institutions publiques lorsqu’on déclare l’organisation d’un tournoi.

3. Organiser
Enfin, on cherche à mettre en place concrètement tout ce qui a été pensé jusqu’à maintenant.

Planning

Il faut penser à chaque détail de l’organisation …

  • Les participants

Habituellement, une compétition est un affrontement entre plusieurs équipes. Vous devez alors déterminer le nombre d’équipes et le nombre de participants au sein de chaque équipe. Aussi, il faut définir la cible pour pouvoir adapter l’événement selon son âge. Si vous ciblez davantage un public jeune, prévoyez les activités et tout ce qui va entourer la compétition (soirée, goûter, récompenses …) en fonction de cela. 

  • L’activité

Vous pouvez proposer une activité liée à la ou aux discipline(s) proposée(s) habituellement au sein du club. Les adhérents seront en terrain connu et le niveau de compétition sera peut être plus élevé.
Il est également possible de proposer une activité complètement différente pour diversifier les plaisirs de vos adhérents et éventuellement attirer un nouveau public. Si vous choisissez la seconde option, renseignez-vous sur les modalités d’organisation ou la réglementation, qui seront sûrement différentes des disciplines que vous avez l’habitude d’encadrer. 

  • Le lieu

Il dépendra du type d’activité proposé. Si vous souhaitez organiser une compétition de beach-volley, vous privilégierez un espace ouvert et sableux en espérant que la météo soit en votre faveur. Au contraire, la pratique de la gymnastique est plus adaptée en intérieur. Dans tous les cas, il faudra réfléchir à l’accès de tous et éventuellement prévoir le transport des participants vers le lieu choisi. 

L’article L 2144-3 du Code Général des Collectivités Territoriales prévoit la possibilité d’utilisation de certains locaux de la commune pour l’événement.

  • Le public

Il sera constitué des proches des participants mais aussi de passionnés de la discipline proposée. Vous devez limiter sa taille, particulièrement si le tournoi se déroule dans une salle, pour éviter de vous ajouter des contraintes.

  • Le budget

Lors de la première étape de la préparation d’un tournoi (la structuration), vous évoquerez le budget nécessaire pour sa réalisation. Son montant évoluera tout au long de l’organisation suivant les aléas que vous rencontrerez.
Il est tout de même important de l’anticiper au mieux.

Le budget prévisionnel peut vous paraître conséquent, seulement il existe différents moyens de financement pour vous aider à la réalisation de la compétition.

Nous vous conseillons vivement de vous tourner vers le don, le mécénat, le sponsoring ou bien le financement participatif. Ces 4 formes de partenariat privé pourront vous soulager et vous permettre de proposer un tournoi de qualité.

Si vous êtes intéressés par ces possibles sources de financement …

 ou contactez-nous par mail ou par téléphone pour tous renseignements :
contact@comiti-sport.com
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  • Les documents administratifs

Il est impératif de récupérer tous les documents réglementaires pour les participants : justificatifs, papiers d’identité …
Vous devez aussi obtenir toutes les autorisations nécessaires pour l’organisation de l’événement auprès des institutions publiques concernées.

  • La communication

C’est un point essentiel dans la préparation d’un événement sportif. Bien communiquer vous permettra de rassembler les participants nécessaires à la réalisation du tournoi mais aussi lui donner de la visibilité pour attirer les spectateurs.
Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux du club ou solliciter les médias locaux pour relayer l’information.

Tentez d’anticiper toutes les contraintes éventuelles pour pouvoir mieux les gérer.

La réglementation de l’organisation d’un événement par une association est régie par le Code Général des Collectivités Territoriales et le Code de la Sécurité Intérieure notamment.
Il est recommandé de déclarer le tournoi selon l’article R211-23 du Code de la Sécurité Intérieure.
Cela est obligatoire lorsque la discipline n’est pas prise en compte par une Fédération agréée ou si le tournoi accueille plus de 1500 personnes.
Enfin, l’assurance est obligatoire. Vous devez souscrire à une Responsabilité Civile Organisateur (RCO) qui couvre les éventuels dommages causés à des tiers présents lors de l’événement.

Toutes ces mesures visent à assurer la sécurité des participants mais aussi des personnes qui assistent au tournoi sportif.

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Comiti vous accompagne dans l’organisation de vos tournois. Nous mettons à votre disposition différentes fonctionnalités pour faciliter leurs réalisations.

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes informations complémentaires :

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