Comiti, logiciel d'inscription en ligne pour association sportive. Gestion des administrateurs
Ajouter et gérer des administrateurs
16 mars 2017
Comment paramétrer mes offres sur Comiti
Paramétrer mes offres
18 mars 2017

Inscrire et gérer mes adhérents

Gérer mes adhérents

Après avoir complété votre compte et décrit au travers des fonctionnalités de Comiti votre association, nous vous invitons à construire votre base de données « Adhérents ».

Préparez et anticipez la saison 2016-2017 !

Vous pouvez, dès à présent, vous faciliter la vie pour les pré-inscriptions et inscriptions 2016-2017, en créant les fiches « profil » de tous vos adhérents sur votre Comiti. Ces personnes seront informées par mail de la création de leur compte adhérent dans votre club. Il sera facile pour eux d’accéder à toutes vos offres !

Comment faire?

Depuis la page d’accueil de votre espace Club, cliquez sur « NOUVELLE FICHE CONTACT« . En remplissant le formulaire et en le validant, vous créez la fiche de votre membre dans votre répertoire mais vous lui créez également un compte « adhérent ». Autrement dit, la personne créée dans votre répertoire va recevoir un mail qui la dirigera directement vers votre espace adhérent.

Comiti a aussi la possibilité d’importer le fichier excel de vos anciens adhérents. Pour cela il suffit de nous contacter.

Une recommandation Comiti

Informez l’ensemble de vos membres par mail de la future création de compte.

Voici un exemple de mail :

« Bonjour à tous,

Vous allez recevoir un prochain mail vous indiquant que vous avez un nouveau compte « NOM DE VOTRE CLUB » accessible depuis internet. C’est une initiative du club, chaque membre aura son compte.
Ce compte vous permettra d’accéder aux activités du club et de vous inscrire en ligne si vous le désirez la saison prochaine. Cet outil informatique ne modifie pas notre manière de fonctionner mais pourra nous faciliter la vie sur certains points : échange de messages, de documents, et gestion des paiements. »

Avec Comiti vous avez 2 processus d’inscription possible

Inscription à distance:

Vous n’avez quasiment rien à faire, il vous faut:
-Vous assurez que vous avez bien complété les documents et les informations obligatoires dans « COMPTES »
-Définir des dates de publication de l’offre sur  votre espace adhérent et les modes de paiement dans le paramétrage d’une offre. Il est possible d’ouvrir l’inscription en CB et/ou la pré-inscription des adhérents (paiement en chèques ou autres).
-Communiquez l’adresse internet de votre espace adhérent https://nomdevotreclub.comiti-sport.fr à vos futurs adhérents. Vous pouvez faire un lien depuis votre site internet ou leur envoyer le lien par mail.
-A chaque inscription vous êtes notifié par mail et vous retrouvez les inscriptions dans votre tableau de bord Comiti. Pour les pré-inscriptions faites par vos adhérents à distance, ce sera à vous de valider la réception du paiement et de renseigner le type de paiement réalisé (Voir le tuto : gérer mes encaissements).

Inscription en face à face :

Oubliez la saisie des feuilles d’inscription. Retrouvez la fiche profil de votre membre composée de toutes ses informations personnelles et inscrivez-vous même vos membres sur l’offre de leur choix.

Comment faire pour inscrire un membre sur une offre ?

La personne qui souhaite s’inscrire se présente à vous et vous indique l’activité sportive de son choix : pour l’exemple, du badminton le samedi. Depuis votre espace club vous cliquez sur « ACTIVITÉS ANNUELLES », puis sur l’activité sportive souhaitée, « BADMINTON ».

A l’aide des filtres « Par catégorie » « Par jour » et « Par lieu », trouvez rapidement tous les cours de badminton donnés le samedi.

Choisissez l’offre qui correspond le mieux à la personne et cliquez sur « INSCRIRE UN ADHÉRENT ». Vous êtes redirigé automatiquement dans votre Répertoire. L’offre choisie est enregistrée en mémoire, c’est indiqué par le bandeau vert.

bouton-inscrire-un-adhérent

La personne a déjà un compte « adhérent » dans votre club recherchez-là dans le champs de recherche en tapant son nom de famille.

La personne n’a pas de compte « adhérent » dans votre club, créez sa fiche profil en cliquant sur « CRÉER UN NOUVEAU MEMBRE ». ATTENTION ! C’est à ce moment là, que vous devez créer d’abord le responsable légal de la famille.

Une fois sélectionnée la personne, l’offre est mise dans le panier de la famille. Soit vous continuez à inscrire une personne de la même famille, soit vous finalisez l’inscription en cliquant sur le mode de paiement de l’adhérent : CB ou autre.

Si vous cliquez sur « Payer par carte bancaire », vous pouvez inviter la personne à compléter ses coordonnées bancaires directement sur votre ordinateur.

Si vous cliquez sur « Autres règlement », vous redirigez directement vers le panier finalisé de la famille et Comiti vous propose de venir compléter le tableau des paiements.

panier face à face

Pour bien comprendre cette étape, nous vous invitons aussi à lire le tuto : gérer mes encaissements


Communiquez avec vos adhérents

Comiti prévoit une messagerie interne qui vous permettra d’émettre des messages à vos adhérents et d’avoir un historique de ces échanges. Cette fonctionnalité est en voix de réalisation et sortira pour la saison 2016-2017.

Afin de vous permettre de communiquer par mail à vos adhérents, vous pouvez extraire votre base de données au format excel (.xls) depuis votre espace club.

Nous avons distingué deux extractions:

-celle de vos adhérents, ce sont les personnes qui ont au moins acheté une offre dans votre club.

Une fois cette liste extraite au format excel, il est facile de faire un copier/coller des adresses mails dans votre boîte mail et d’écrire à vos membres.

-celle de vos inscrits, qui met en évidence l’association d’une offre (séances d’entraînement, créneau de natation…) à une personne inscrite. Dans cette liste vous pouvez retrouver des personnes en double ou en triple (ou plus) dans le cas où elle aurait acheté plusieurs offres dans votre club.

Vous pouvez extraire vos listes d’inscrits à tous les niveaux de l’application. Par exemple, vous souhaitez donner la liste des inscrits de la séance d’entraînement de natation du samedi matin, il vous suffit de vous rendre sur cette offre et d’extraire la liste des personnes inscrites.

Comment faire pour extraire ma liste d’inscrits ou ma liste d’adhérents ?

Depuis la page d’accueil de votre club ou depuis toutes les pages de vos activités de club, retrouvez sur les onglets « Inscriptions » les boutons qui vous permettront d’extraire vos listes.

La navigation dans votre espace club, vous permet de filtrer vos listes par activité et par offre, n’hésitez donc pas à préciser l’extraction de vos listes.

exporter

 

Si vous avez une question ou une problématique sur Comiti, n’hésitez pas à nous écrire via le chat (en bas à droite de votre écran) ou par mail via contact@comiti-sport.com.

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